Nachhaltige Veranstaltungs-Tatenbank

Um der Verantwortung für eine nachhaltige Entwicklung Rechnung zu tragen, gibt es bereits seit 2010 das Maßnahmenprogramm Nachhaltigkeit, welches laufend fortgeschrieben wird. Am 25. August 2021 hat die Bundesregierung unter anderem eine stärkere Berücksichtigung von Nachhaltigkeitskriterien bei der Organisation von Veranstaltungen der Bundesministerien und nachgeordneten Bundesbehörden beschlossen. Hierzu wurde ein umfassender Leitfaden erarbeitet. Das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend mit seinen nachgeordneten Behörden trägt auch mit seinen Veranstaltungen einen Teil zum großen Ganzen bei.

Es gibt viele Lösungen, eine Veranstaltung nachhaltiger zu gestalten: Sei es durch ein Abfallmanagement, die Nutzung von Ökostrom, ein vegetarisches und veganes Catering oder die Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs.

Dabei lohnt sich eine nachhaltige Veranstaltung auch für Sie als Teilnehmende: Mit einer zentral gelegenen Location, saisonalem Essen und weniger Papierflut wird Ihnen die Plattform für eine erfolgreiche Veranstaltung geboten.

Im Folgenden möchten wir Ihnen einen kleinen Einblick in die Organisation vom „Bundeselternkongress 2024“ unter dem Motto „Vermeiden! Reduzieren! Wiederverwerten!“ geben.

Mobilität

Die Hauptbelastung der Umwelt wird bei Veranstaltungen in der Regel durch die An- und Abreise der Teilnehmenden verursacht. Hinzu kommen Umweltbelastungen durch die Fahrten vor Ort. Oberstes Ziel ist die Vermeidung von Treibhausgasemissionen, indem An- und Abreise und Reisen vor Ort reduziert werden und auf emissionsarme Mobilität gesetzt wird.

  • Location und Unterbringung gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar
  • Location mit Ladestation für E-Autos, Fahrradstellplätzen
  • Anreisefreundliche Veranstaltungszeiten
  • Informationen über umweltfreundliche Anreisemöglichkeiten im Vorfeld der Veranstaltung
  • Abfrage der Anreisedaten bei der Anmeldung (zur späteren Kompensation von Emissionen)
  • Einsatz des Veranstaltungstickets der Deutschen Bahn

Veranstaltungsort und Unterbringung der Teilnehmenden

Die Veranstaltungslocation ist das organisatorische Herzstück einer jeden Präsenzveranstaltung und umfasst Themen aus diversen Handlungsfeldern. Gerade deshalb sollte bei der Wahl der Location das Thema Nachhaltigkeit eine übergeordnete Rolle spielen.

  • Hotel/Location mit Umweltmanagementsystem
  • nachweislich nachhaltig engagierte und agierende Location
  • nachweislich nachhaltig engagiertes und agierendes Hotel
  • Location und Hotel liegen nahegelegen
  • geheizt wird nicht über 20 Grad, gekühlt nicht mehr als 6 Grad unter Außentemperatur
  • teilweise Strom aus erneuerbaren Quellen

Energie und Klima

Die Reduzierung des Energieverbrauchs und die Steigerung der Energieeffizienz sind große Stellschrauben, um eine Veranstaltung nachhaltig zu gestalten.

  • Tageslichtnutzung in den Konferenzräumen
  • zertifizierte und/oder nachhaltig engagierten Anbieter
  • energieeffiziente Technik für minimierten Energieverbrauch
  • teilweise Bezug von Strom aus erneuerbaren Quellen
  • Einsatz von IT-Geräten und Druckern oder Multifunktionsgeräten, die die Kriterien des Umweltzeichens „Blauer Engel“ erfüllen
  • Einsatz von Gefrier- und Kühlgeräten sowie Geschirrspülern mit hoher Energieeffizienzklasse

Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen

Auch bei der Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen, die für die Veranstaltung benötigt werden, können mehrere positive Signale gesetzt werden. Mit der gezielten Nachfrage werden nachhaltige Produkte und Dienstleistungen am Markt gestärkt und dadurch auch die Verbreitung und Anwendung von Innovationen unterstützt.

  • Produkte und Dienstleistungen, die das Umweltzeichen „Blauer Engel“ oder das Europäische Umweltzeichen tragen bzw. deren Kriterien erfüllen (Papier, elektronische Geräte etc.)
  • Berücksichtigung sozialer Aspekte, z. B. Beauftragung von entsprechend engagierten Unternehmen
  • Einsatz von Papier (Kopierpapier), Verwendung von Recyclingpapier, das den „Blauen Engel“ trägt bzw. dessen Kriterien erfüllt (Sitzungsunterlagen und dergleichen); Weißegrad der Recyclingpapiere:
    maximal 80 % (inkl. UV-Anteil) nach DIN ISO 2470
  • digitales Einladungs- und Veranstaltungsmanagement (elektronischer Versand der Einladungen und Sitzungsunterlagen; Veranstaltungswebsite, Tagesordnung und Hinweise während der Konferenz nur auf Bildschirmen)
  • im Bedarfsfall Bereitstellung von Broschüren über QR-Codes

Catering

Das Anbieten von Getränken und Speisen gehört in der Regel zu jeder Veranstaltung. Das Handlungsfeld „Catering“ berücksichtigt Gesichtspunkte der Verpflegung der Teilnehmenden, der Beschaffung (vor allem von Lebensmitteln) und des damit verbundenen Transportaufkommens sowie der Abfallvermeidung und -trennung.

  • signifikanter Anteil von Produkten aus ökologischem Landbau
  • Verwendung saisonaler Lebensmittel
  • Ressourcen- und klimaschonend hergestellte und transportierte Produkte
  • ausgewogene und pflanzenbasierte Lebensmittel entsprechend der DGE-Qualitäts-Standards
  • Verwendung von Produkten aus Fairem Handel (bei Lebensmittel aus Übersee z. B. Kaffee, Tee)
  • Reduzierung von Lebensmittelabfällen sowie weiteren Abfällen durch kurzfristige Bekanntgabe der tatsächlichen Teilnehmendenanzahl (inkl. No-Show-Rate)
  • Fleischprodukte mit guter Klimabilanz, aus ökologischer Haltung oder hohe Tierwohlstandards
  • Produkte ohne Palm(kern)öl/Sojaöl (oder zumindest aus 100% zertifizierten Quellen)
  • Verwendung von Mehrwegflaschen und Geschirr

Abfallmanagement

Durch die Reduktion von Abfällen und das korrekte Trennen der Abfälle werden wertvolle Ressourcen geschützt und die Kreislaufwirtschaft unterstützt.

  • Verpackungsabfälle werden minimiert, z. B. durch den Einsatz von Mehrwegverpackungen
  • Rücknahmesysteme und Wiederverwendung, z. B. für Namensschilder
  • Einsatz von recyclingfähigen Produkten und Verpackungen aus Recyclingmaterial, z. B. Recyclingkarton bei Kartonverpackungen
  • Verpflichtung der Lieferantinnen und Lieferanten, Verpackungen zurückzunehmen
  • Entsorgung der Verpackungsabfälle entsprechend dem Verpackungsgesetz
  • Verwertung der übrigen getrennt gesammelten Abfälle (Papier, Biomüll etc.) eigenverantwortlich nach den Vorgaben des Kreislaufwirtschaftsgesetzes und der Gewerbeabfallverordnung
  • Beseitigung der Restabfälle über öffentlich-rechtliche Entsorgungsträger nach den Vorgaben des Kreislaufwirtschaftsgesetzes und der Gewerbeabfallverordnung

Umgang mit Wasser

Zum Schutz der Ressource Wasser sind ein verantwortungsvoller Umgang und Maßnahmen zur Senkung der Abwasserbelastung von Bedeutung.

  • sparsamer Umgang mit Wasser, z. B. Einsatz von wassersparenden Geräten in Küchen und Kantinen
  • wassersparende Vorrichtungen in Sanitärräumen
  • Give-aways, die das Umweltzeichen „Blauer Engel“ oder das Europäische Umweltzeichen tragen bzw. deren Kriterien erfüllen
  • Lebensmittel wie Deutsche Spezialitäten: saisonale, ökologisch angebaut, umweltschonend transportiert oder fair gehandelte Produkte
  • Druckkugelschreiber und Bleistifte aus Pappe oder Pappmaschee, unlackierte Bleistifte bzw. Druck-Kugelschreiber aus Holz aus nachhaltiger Forstwirtschaft
  • Rucksäcke und Beutel aus umweltfreundlichen Materialien
  • Saisonale und umweltschonend transportierte Blumen oder Blumen aus Fairem Handel
  • Weitere Punkte siehe Leitfaden/Dokumentation/Unterlagen der Gewerke

Organisation, Kommunikation und Evaluation

Zentral sind die Kommunikation der gesetzten Nachhaltigkeitsziele und Maßnahmen, sowohl intern als auch nach außen. Ferner gehört zu einem nachhaltigen Veranstaltungsmanagement auch die Messung relevanter Kriterien und deren Auswertung.

  • Kommunikation der Ziele und Maßnahmen durch Veranstaltungswebsite, Präsentation vor Ort, Mailings
  • Personalschulungen intern
  • Schulung von externem Personal bei Ausschreibungen eingefordert
  • qualitative und quantitative Wirkungsmessung zu durchgeführten Maßnahmen (Dokumentation)
  • Auswertung der erhobenen Daten

Barrierefreiheit

Barrierefreiheit ist ein wichtiger sozialer Aspekt bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen. Die Berücksichtigung der Bedürfnisse von Menschen mit Behinderungen soll deren eigenständige und aktive Teilnahme ermöglichen.

  • Barrierefreiheit von Veranstaltungswebsite und Dokumenten
  • barrierearme Location (z. B. Rollstuhlgängige WC, stufenarm, Aufzüge, Rampen, Vermeidung von Hindernissen, tastbare Leitsysteme, große Symbole und Aufschriften, akustische Informationen über Lautsprecher etc.)
  • Mobiliar, welche die Bedarfe der Zielgruppen berücksichtigen (unterfahrbare Tische, Sitze mit Armlehnen, Kindermobiliar)
  • Angebot von Schriftdolmetschung vor Ort

Gender-Mainstreaming

Durch eine geschlechtergerechte Sprache und ein ausgeglichenes Verhältnis von eingeladenen Expertinnen und Experten tragen auch wir zur Geschlechtergerechtigkeit bei. Von Veranstaltungen können wichtige Impulse für Geschlechtergerechtigkeit ausgehen.

  • Ausgewogenheit der Geschlechter unter den Vortragenden und weiteren Personen mit aktiver Rolle, Panels paritätisch besetzt
  • Kinderbetreuung vor Ort
  • Verpflichtung einer geschlechterneutralen Ansprache seitens der Organisatoren, Mitwirkenden und Dienstleistenden

Und das tun wir selbst - das Veranstaltungsmanagement des BAFzA!

Der Büroalltag bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, sich nachhaltig zu verhalten. Dies umfasst nicht nur die Arbeit selber, sondern auch den Weg von und zur Arbeit oder das Verhalten in der Pause und bei privat-dienstlichen Veranstaltungen.

Unser Ziel als Veranstaltungsmanagement ist durch die Schaffung von Selbstverständlichkeit, die Nachhaltigkeit auch in den Arbeitsalltag zu integrieren!

  • Wir vermeiden Abfall, z. B. indem der Tonersparmodus Standard ist und Tonerkartuschen erst bei schlechtem Druckbild gewechselt werden.
  • Wir geben Handlungsempfehlungen zur nachhaltig gestalteten Mittagspause (Bio-Restaurants, Verzicht auf Plastikmaterialien/Einweggeschirr, Vorzüge von saisonalen, regionalen bio-Produkten).
  • Wir verwenden stabile Verpackungsmaterialien wieder.
  • Wir sparen Papier ein, indem der Duplexdruck Standard ist, Fehldrucke als Konzeptpapiere genutzt werden, Dokumente soweit möglich elektronisch übermittelt werden und wir in unseren E-Mail-Signaturen um den Verzicht des Ausdrucks bitten.
  • Telefon- und Videokonferenz haben in unserem Büroalltag Einzug gefunden und ersetzen zahlreiche Dienstreisen am Arbeitsort, aber auch bundesweit.
  • Wir nutzen für unsere Dienstreisen den öffentlichen Fern- und Nahverkehr und übernachten nach Möglichkeit in nachhaltig agierenden Hotels.
  • Wir sparen im Büro und unterwegs Wasser und Energie (z. B. durch richtiges Lüften und Heizen, Treppen statt Aufzug).
  • Wir bilden aus!
  • Wir achten auf eine gendergerechte Sprache!